1. Recepción, protección y acuse
Al entrar una comunicación, limite el acceso a las personas previstas y compruebe si existe riesgo inmediato para el informante, terceros, evidencias o continuidad del negocio. El acuse no implica admitir los hechos: confirma recepción y explica el siguiente paso.
Evite copiar el relato en correos o chats. Trabaje desde el expediente y utilice notificaciones sin contenido sensible. Si la comunicación es anónima, mantenga el diálogo a través del buzón seguro.
2. Admisión y conflicto de interés
Compruebe materia, verosimilitud inicial, información mínima y canal competente. Una comunicación fuera de alcance puede redirigirse sin revelar identidad ni abandonarse sin respuesta. Documente por qué se admite, archiva o remite.
Antes de asignar, pregunte si el receptor aparece en los hechos, depende de una persona afectada o tiene un interés. Active el suplente o apoyo externo cuando la independencia pueda cuestionarse.
3. Plan de investigación proporcional
Defina hipótesis, hechos a comprobar, fuentes, responsables y calendario. No empiece entrevistando a todo el mundo ni recogiendo todos los datos disponibles. La proporcionalidad protege derechos y mantiene el expediente manejable.
- Hechos y normas internas potencialmente afectados.
- Documentos, sistemas y personas relevantes.
- Orden de obtención para evitar pérdida o contaminación.
- Necesidad de medidas cautelares.
- Especialistas internos o externos.
- Hitos de comunicación con la persona informante.
4. Evidencias y entrevistas
Registre origen, fecha, persona que obtiene la evidencia y transformaciones realizadas. Conserve el original cuando proceda y trabaje sobre copias. Una captura aislada puede ser útil, pero debe contextualizarse y no sustituye la verificación.
En las entrevistas explique finalidad, confidencialidad y límites. Prepare preguntas abiertas, documente respuestas y permita correcciones. La persona afectada debe poder ejercer sus derechos de defensa sin recibir información que identifique indebidamente al informante.
5. Decisión, comunicación y cierre
El informe debe separar hechos acreditados, no acreditados y no comprobables; describir metodología, limitaciones y medidas propuestas. Evite conclusiones categóricas cuando la evidencia no las sostiene.
Comunique a la persona informante información suficiente sobre seguimiento dentro de los límites legales. Documente decisión, medidas, responsables y fechas. Después revise permisos, conservación, aprendizajes y acciones preventivas.
Qué debe aportar la plataforma
La herramienta debe centralizar comunicación, notas, documentos, responsables y estados sin sustituir el criterio investigador. Es especialmente útil cuando conserva una cronología clara y permite trabajar con el informante anónimo.
- Comunicación bidireccional segura.
- Roles y acceso mínimo.
- Cronología y registro de actuaciones.
- Documentos dentro del expediente.
- Estados, responsables y plazos.
- Exportación controlada y cierre.
Enlaces útiles
Dudas frecuentes
¿Todas las comunicaciones requieren una investigación completa?
No. Primero se realiza una evaluación de admisión y proporcionalidad. La decisión y sus motivos deben quedar documentados.
¿Puede informarse a la persona denunciada?
Debe respetarse su derecho de defensa y protección de datos, pero sin revelar indebidamente la identidad del informante ni perjudicar la investigación.
¿La plataforma decide si los hechos son ciertos?
No. Organiza comunicación y evidencias. La valoración corresponde a las personas responsables de la investigación y decisión.
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