Qué debe comunicarse y en qué plazo
El nombramiento y el cese del Responsable del Sistema Interno de Información deben notificarse a la AIPI o, cuando corresponda, a la autoridad autonómica competente. Para cada nuevo nombramiento o cese, el plazo general es de diez días hábiles desde que se produce.
En caso de cese deben especificarse las razones. No conviene tratar la comunicación como un mero trámite administrativo: el acuerdo de designación debe ser coherente con las funciones, la autonomía y los medios que tendrá el responsable en la práctica.
Pasos para preparar la notificación
La presentación se realiza mediante el formulario de la sede electrónica de la AIPI. Antes de iniciarlo, conviene identificar la entidad obligada, disponer del acuerdo de nombramiento y verificar quién firmará electrónicamente la solicitud.
- Confirmar qué autoridad es competente para la entidad.
- Reunir el acuerdo del órgano de administración o gobierno.
- Identificar si el responsable es individual o colegiado.
- Preparar representación y certificado electrónico adecuados.
- Guardar justificante, número de registro y copia de lo presentado.
Responsable individual y órgano colegiado
El responsable puede ser una persona física o un órgano colegiado. Cuando es colegiado, debe delegarse en uno de sus miembros la gestión del sistema y la tramitación de expedientes. La comunicación debe reflejar la configuración real, no una denominación genérica que impida saber quién actúa.
La AIPI admite que el Compliance Officer asuma la función cuando se respeten independencia, autonomía y ausencia de instrucciones. Si existe un conflicto de interés, el procedimiento debe prever una alternativa que mantenga operativo el canal.
Qué ocurre en los grupos empresariales
Si varias sociedades obligadas comparten un mismo responsable, la notificación debe presentarse por cada sociedad obligada. La AIPI identifica cada entidad por su NIF; una única comunicación de la matriz no cubre automáticamente a todas las filiales.
También debe revisarse la representación utilizada para firmar. Las preguntas frecuentes de la AIPI advierten de que un certificado de representante de la matriz no puede utilizarse sin más para identificarse como cada sociedad del grupo.
Errores que conviene evitar
Los fallos más frecuentes son comunicar solo el canal y olvidar al responsable, presentar una notificación única para todo el grupo, no documentar el motivo del cese o confundir cese con una baja destinada a corregir una solicitud anterior.
Después del trámite, la organización debe mantener un control de cambios. Un relevo del responsable exige retirar accesos, asignar expedientes, documentar continuidad y presentar la nueva comunicación dentro de plazo.
Enlaces útiles
Dudas frecuentes
¿Cuál es el plazo para notificar un nuevo nombramiento o cese?
Diez días hábiles desde el nombramiento o cese, conforme al artículo 8.3 de la Ley 2/2023 y al procedimiento publicado por la AIPI.
¿Un grupo puede presentar una sola comunicación para todas sus empresas?
No cuando varias sociedades están obligadas. La AIPI indica que debe presentarse una notificación individual por cada entidad obligada, aunque compartan responsable.
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