Administración · 10 min
Política de conservación
Retención de expedientes y evidencia dentro del portal.
La retención debe responder a criterios legales y operativos definidos, no a la inercia de guardar todo indefinidamente.
Qué debe cubrir
- Plazos de conservación.
- Supuestos de borrado o anonimización.
- Quién aprueba o ejecuta la política.
Riesgos
- Conservar datos más tiempo del necesario.
- Borrar antes de agotar obligaciones internas o legales.
- No reflejar la política real en la configuración del sistema.
Aplicación
Conectar con la política de retención aplicable, las obligaciones legales y la documentación contractual del servicio: aquí confluyen técnica, legal y operación.
Procedimiento operativo detallado
Para Política de conservación, la práctica recomendada es ejecutar siempre un ciclo completo: preparación, validación, ejecución controlada y cierre documentado. Evita tratar esta pantalla como un ajuste aislado y relaciónala con el proceso de canal de principio a fin.
Antes de aplicar cualquier cambio, identifica impacto sobre usuarios, trazabilidad y plazos de respuesta. Si afecta seguridad, acceso, notificaciones o disponibilidad, exige validación previa por un responsable técnico y funcional.
Aplica principio de mínimo privilegio, control de cambios y revisión periódica de configuración, usuarios y notificaciones.
Checklist de validación
- Confirmar objetivo del cambio y resultado esperado en términos operativos.
- Verificar permisos/rol de la persona que ejecuta la acción en el portal.
- Probar el flujo de extremo a extremo en navegador limpio y en móvil cuando aplique.
- Revisar notificaciones, enlaces, idioma y textos visibles para evitar regresiones.
- Registrar evidencia de la prueba (fecha, usuario, entorno y captura de resultado).
- Definir rollback o alternativa en caso de fallo y responsable de ejecutar la recuperación.
Errores frecuentes y prevención
- Aplicar cambios en producción sin comprobación previa en entorno controlado.
- Asumir que una opción visual no tiene impacto funcional o legal.
- No documentar quién aprobó, ejecutó y validó el cambio.
- Mantener configuraciones heredadas que ya no corresponden al proceso actual.
- Resolver incidencias por fuera del expediente sin dejar trazabilidad en el sistema.
- No revisar periódicamente que la configuración siga alineada con política interna y normativa.